Для получения необходимой информации от компетентного органа следует предварительно удостовериться в наличии соответствующих данных у данного учреждения. После этого можно приступить к действиям, учитывая специфику запрашиваемых сведений, а также необходимость их последующего официального подтверждения уполномоченным государственным органом. Следует отметить значимость государственной формы подтверждения фактов, которая имеет важное значение при осуществлении определённых действий.
На сегодняшний день архивы любого государственного органа с каждым разом совершенствуют свои функциональные возможности, которым нам в последствии удаётся воспользоваться.
Так вот, на первое, что можно обратить внимание, так это найти в поисковой системе официальный сайт необходимого архива. Сейчас практически каждый архив имеет свой собственный сайт архива для публикации официальной информации или иного исторического факта.
Внимательно ознакомиться с официальным сайтом, бывает, что можно попасть на фишинг сайты.
Найти на сайте раздел с контактами и обратиться, если на то будет опубликована официальная информация об обращениях через электронную форму.
Прежде чем сделать официальный запрос личного характера с Вашими персональными данными:
В первом обращении стоит ограничиться персональными данными меньшего характера согласно статьи 63, Административный процедурно-процессуальный кодекс Республики Казахстан, Общие требования, предъявляемые к обращению:
2. В обращении, поданном в письменной (бумажной и (или) электронной) форме, протоколе указываются:
1) фамилия, имя, отчество (если оно указано в документе, удостоверяющем личность), индивидуальный идентификационный номер (при его наличии), почтовый адрес физического лица либо наименование, почтовый адрес, бизнес-идентификационный номер юридического лица (при его наличии);
2) наименование административного органа, должностного лица, которым подается обращение;
3) суть обращения;
4) дата подачи обращения;
5) подпись заявителя или его представителя;
6) иные сведения, предусмотренные законодательством Республики Казахстан.
3. Если в соответствии с законами Республики Казахстан административная процедура осуществляется на платной основе, заявителем должен быть представлен документ, подтверждающий оплату.
Следуя из вышеприведенного требования предоставления сведений о заявителе, мы используем только Фамилию и Имя обратившегося, к кому обращаемся (государственный орган), суть обращения? Где четко и понятно разъясняем вашу просьбу о предоставлении информации определенного характера. В обращении указываем адрес проживания или регистрации по вашему усмотрению без указания официальных данных, к примеру серии паспорта, и не забываем про обратную связь с вашей стороны, указав Ваш электронный адрес.
Пример заполнения обращения:
В Государственный архив Павлодарской области
г. Павлодар, ул. Пушкина, 34
От Ивана Скороходова
Адрес проживания/регистрации г. Екатерибург
ул. Двух встреч, д. 34, кв. 6ОБРАЩЕНИЕ
В связи с необходимостью подтверждения того или иного юридического факта необходимого для определенной цели (указать для чего именно), прошу предоставить следующие сведенья:
Указываем основания, согласно пункту ст. ссылка обязательна, может быть тот факт что информация еще не раскрыта или требует личного (прямого) запроса, в каждом случае свои нюансы.
Указать необходимую информацию…….
К примеру мы просим предоставить сведенья которые могут быть находится в данном архиве.
На основании п.2. ст. 63, п.1. ст. 76, Административного процедурно-процессуальный кодекс Республики Казахстан,
ПРОШУ
1. Указать что именно необходимо уточнить, для дальнейшего официального ответа.
2. Попросить указать официальные документы для такого запроса, для дальнейшего (повторного) запроса уже с персональными данными.
3. Ответ направить на электронную почту (указать вашу почту).
Во время отправки электронного обращения желательно воспользоваться функцией электронной почты «Подтверждение о получении» (если как таковое есть возможность использовать данный функционал).
Всё, что необходимо Вам делать после отправки обращения, так это ждать ответа.
Сроки рассмотрения зависят от способа получения обращения, иногда полученные обращения, полученные электронным способом, регистрируются с задержкой. Но не стоит долго ожидать, рекомендую написать повторно после истечения срока, установленного законом.
Согласно ст. 76 Административного процедурно-процессуального кодекса Республики Казахстан, сроки административной процедуры, возбужденной на основании обращения:
Срок административной процедуры, возбужденной на основании обращения, составляет пятнадцать рабочих дней со дня поступления обращения, если иное не предусмотрено законами Республики Казахстан.
Срок административной процедуры, возбужденной на основании обращения, исчисляется с момента ее возбуждения.
Срок административной процедуры, возбужденной на основании обращения, может быть продлен мотивированным решением руководителя административного органа или его заместителя на разумный срок, но не более чем до двух месяцев, ввиду необходимости установления фактических обстоятельств, имеющих значение для правильного рассмотрения административного дела, о чем извещается участник административной процедуры в течение трех рабочих дней со дня продления срока.
